LỜI MỞ ĐẦU
NGUYỄN PHÚC TỘC là một dòng họ lớn, gắn liền với lịch sử phát triển của quốc gia, trong đó có PHÒNG ANH DUỆ là Phòng trưởng của các Phòng trong các Hệ Chánh Biên.
PHÒNG ANH DUỆ có số nhân khẩu không nhiều, nhưng sinh sống ở nhiều nơi. Nhằm phù hợp với tình hình phát triển mới, đáp ứng nhu cầu của bà con dòng tộc khắp nơi tìm về cội nguồn, kết nối dòng họ, tri ân Tiên Tổ, giữ gìn và phát huy truyền thống tốt đẹp của gia tộc nên cần có một QUY CHẾ TỔ CHỨC & HOẠT ĐỘNG lưu hành nội bộ, để có một nguyên tắc chung nhằm mục đích:
Thống nhất cách làm việc của Ban Hiếu Sự.
Tôn trọng ý kiến lẫn nhau vì việc chung của gia tộc.
Bà con theo Quy Chế mà sinh hoạt cho quy củ, con cháu cũng theo đó mà sống để xứng đáng là những người con hiếu thảo trong gia đình và những người công dân tốt trong xã hội.
Phòng là nền tảng của NGUYỄN PHÚC TỘC, xây dựng mỗi phủ phòng vững mạnh là góp phần chấn hưng NGUYỄN PHÚC TỘC vững mạnh trong mọi thời đại.
TỔ CHỨC & HOẠT ĐỘNG
I . TRƯỞNG PHÒNG & NHIỆM VỤ
Trưởng Phòng là người có vai vế cao nhất trong Phòng Anh Duệ và được đa số bà con tín nhiệm, là thủ lĩnh và đại diện về tinh thần của Phòng Anh Duệ.
Trưởng Phòng có nhiệm vụ :
– Chủ trì nghi lễ hiếu sự của các dịp kỵ giỗ, cúng bái Tổ Tiên của Phòng Anh Duệ và của Nguyễn Phúc tộc. Tùy vào tình trạng sức khỏe, Trưởng Phòng có thể ủy quyền cho các thành viên Ban Hiếu Sự thực hiện thay.
– Xây dựng tình đoàn kết tương thân tương ái giữa bà con Phòng Anh Duệ.
– Chỉ đạo, góp ý, đưa ra yêu cầu và đánh giá hiệu quả công việc của Ban Hiếu Sự.
– Cùng với Ban Hiếu Sự, đại diện Phòng Anh Duệ làm việc với các Phòng, Hệ, Hội Đồng Nguyễn Phúc tộc và chính quyền nơi phủ thờ, lăng mộ tọa lạc.
II . BAN HIẾU SỰ & NHIỆM VỤ
Phòng Anh Duệ cần tổ chức có hệ thống hơn, được điều hành bởi một Ban Hiếu Sự tâm huyết, được bà con tín nhiệm bầu chọn làm nòng cốt để cùng với Trưởng Phòng, tổ chức và phát triển mọi hoạt động của Phòng.
Ban Hiếu Sự gồm có 9 thành viên: 5 thành viên ở Huế, 3 thành viên ở Sài Gòn và 1 thành viên ở Tiền Giang. Dự kiến phản công như sau:
1 . Trưởng Ban (1)
2 . Phó Ban (1)
3 . Thư ký (1)
4 . Thủ quỹ (1)
5 . Ủy viên nghi lễ (1)
6 . Ủy viên liên lạc (2)
7 . Ủy viên kiểm soát (2)
1 – TRƯỞNG BAN
– Điều hành công việc của Ban Hiếu Sự, phân công công việc cho các thành viên Ban Hiếu Sự, quyết định hay tổ chức họp Ban Hiếu Sự đề ra quyết định theo đa số khi có ý kiến khác nhau.
– Điều hành việc tổ chức kỵ giỗ, xây dựng sửa chữa Phủ thờ và Lăng mộ.
– Thay mặt Trưởng Phòng khi được Trưởng Phòng ủy quyền.
– Tổ chức về mặt hành chính của Phòng, nắm vững số nhân khẩu, bổ túc và điều chỉnh gia phả của Phòng hằng năm.
– Phát triển tài chánh, vận động bà con đóng góp vào các quỹ của Phòng.
– Kiểm soát hoạt động thu chi của quỹ Phòng Anh Duệ.
– Thường xuyên liên hệ với bà con để xây dựng tình thương thân tương ái trong Phòng Anh Duệ.
2 – PHÓ BAN
– Phó Ban phụ tá Trưởng Ban trong mọi hoạt động, theo sự phân công của Trưởng Phòng.
3 – ỦY VIÊN NGHI LỄ
– Có trách nhiệm tổ chức các Lễ húy kỵ tại Phủ.
– Có thể thay mặt Trưởng Phòng, Trưởng Ban tham dự các cuộc lễ lớn tại Đại Nội khi được ủy quyền.
– Thông báo cho con cháu tham dự các cuộc hành hương về các di tích, Phân công tham dự các lễ húy kỵ, thăm hỏi hiếu hỷ tại các Phủ – Phòng thuộc Nguyễn Phúc Tộc.
– Hướng dẫn các lễ cúng viếng các lăng tẩm Tiền nhân.
4 – ỦY VIÊN THƯ KÝ
– Lập mọi sổ sách cần thiết của Phòng.
– Lập biên bản trong các buổi họp của Phòng.
– Thông báo cho bà con các thông tin, phổ biến các quyết định của Ban Hiếu Sự.
5 – ỦY VIÊN THỦ QUỸ
– Giữ quỹ, sổ tiết kiệm của Phòng, có sổ thu chi rõ ràng.
– Thu tiền niên liễm, cúng dường của Phòng và gửi vào quỹ tiết kiệm (nếu nhiều) để có điều kiện chung lo việc hiếu sự.
– Thủ quỹ chỉ được giữ tiền mặt không quá 50.000.000 đồng.
– Mọi thu chi đều cập nhật và phải công khai cho bà con rõ.
6 – ỦY VIÊN LIÊN LẠC
– Có trách nhiệm thông tin liên lạc với bà con khi cần.
7 – ỦY VIÊN KIỂM SOÁT
– Có trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát hoạt động của Ban Hiếu Sự phù hợp với Quy chế đã ban hành.
– Ngoài ra, Ban Hiếu Sự có thể phân công một số nhiệm vụ cho một số bà con có khả năng và nhiệt tâm với việc chung. Người nhận nhiệm vụ tham gia công việc, có quyền góp ý mà không có quyền biểu quyết như các ủy viên chính thức của Ban Hiếu Sự.
8 – THỦ TỪ
– Là người bảo vệ, trông coi Phủ thờ.
– Giữ gìn gia phả, trích lục, bằng, sắc, vật dụng thờ cúng của Phủ.
– Chăm lo hương đèn vào các ngày Tết, lễ, 14, rằm, 30, mùng 1 âm lịch tại Phủ thờ.
– Tiếp đón các quan khách đến viếng thăm Phủ thờ.
– Thông báo cho tập thể Ban Hiếu Sự khi có việc trong Phủ – Phòng.
III . TRÁCH NHIỆM CHUNG
Ban Hiếu Sự cùng với Trưởng Phòng có trách nhiệm:
– Chăm lo việc hiếu hỷ trong tông tộc. Giữ gìn truyền thống tốt đẹp về nề nếp đạo đức gia phong của dòng họ.
– Củng cố các mối quan hệ với các Hệ, Phòng và Hội Đồng Nguyễn Phúc Tộc các nơi.
– Trùng tu hoàn thiện Gia phả.
– Xây dựng tình đoàn kết tương thân tương ái trong dòng tộc.
– Xây dựng Quỹ Khuyến học, trao học bổng theo quy định của Quỹ Khuyến học Phòng Anh Duệ.
– Đốc thúc thu tiền niên liễm nộp cho Thủ quỹ, nhằm thực hiện các việc chung của Phòng
– Giữ gìn, bảo quản các tài sản, đồ tế khí trong Phủ. Tuyệt đối không được chiếm dụng riêng.
– Thực hiện các công việc quan trọng như trùng tu lăng mộ, tôn tạo khuôn viên Phủ thờ, lập các bàn thờ phụ v.v… phải có quyết định của Ban Hiếu Sự. Không đưa các dị vật vào lăng mộ, nơi thờ tự nhằm phù hợp với quy hoạch và giữ sự tôn nghiêm
– Chủ trương sử dụng các phương tiện truyền thông hiện nay như Facebook Fanpage, nhóm Messenger v.v… Quảng bá hoạt động của Phòng Anh Duệ qua Facebook hoặc website của Phòng Anh Duệ (https://old.phonganhdue.info).
– Trích quỹ Phòng Anh Duệ đóng góp cho Hội Đồng Nguyễn Phúc Tộc Việt Nam hằng năm, nhằm chung tay xây dựng Nguyễn Phúc Tộc ngày càng vững mạnh (Mức đóng góp cho hoạt động chung của Nguyễn Phúc Tộc từ 5 triệu đến 20 triệu đồng/năm, do BHS PAD quyết định tùy theo khả năng của quỹ).
IV . BẦU CỬ
1 – NHIỆM KỲ
Nhiệm kỳ của Ban Hiếu Sự Phòng Anh Duệ là 3 năm.
2 – ĐIỀU KIỆN ỨNG CỬ HOẶC ĐƯỢC ĐỀ CỬ
– Người ra ứng cử hoặc được đề cử vào Ban Hiếu Sự phải là người minh mẫn, có đạo đức, có tinh thần trách nhiệm, năng động, biết giữ gìn nề nếp gia phong của dòng họ và không can án hình sự.
– Bà con trong Phòng Anh Duệ cả nam lẫn nữ từ 18 tuổi trở lên, kể cả cháu ngoại có quan tâm đến việc hiếu sự, được tham gia ứng cử, bầu cử Ban Hiếu Sự.
3 – THỂ THỨC BẦU CỬ
Ban Hiếu Sự được bầu theo phương pháp bỏ phiếu kín hoặc biểu quyết công khai.
4 – TỔ CHỨC BẦU CỬ
– Đại diện Phòng Anh Duệ tại Sài Gòn, Tiền Giang… được tổ chức bầu Ban Hiếu Sự tại địa phương trước ngày được quy định cho toàn quốc ít nhất 1 tuần, và gửi kết quả về Phủ.
– Sau đó Ban Hiếu Sự sẽ phân công các thành viên đại diện cho Huế, Sài Gòn, Tiền Giang phù hợp với khả năng phụ trách.
5 – BÃI NHIỆM
Trong trường hợp có thành viên Ban Hiếu Sự nào làm trái với nhiệm vụ, bà con trong Phòng có thể đề nghị họp, để biểu quyết bãi nhiệm thành viên vi phạm đó.
Thành phần quyết định phải đủ 2/3 số thành viên Ban Hiếu Sự Phòng Anh Duệ,
6 – TỪ CHỨC
Trường hợp thành viên Ban Hiếu Sự từ chức trước khi mãn nhiệm kỳ với lý do chính đáng, Ban Hiếu Sự sẽ được triệu tập để bầu bổ sung thành viên mới.
V . TÀI CHÍNH
1 – TIỀN NIÊN LIỄM
– Tất cả bà con là nam giới từ 25 tuổi trở lên, đều phải đóng tiền niên liễm cho Phòng. Nữ giới và cháu ngoại có thể đóng góp tùy tâm.
– Tiền niên liễm được quy định mỗi năm là 300.000 đồng. Số tiền này có thể thay đổi tùy theo vật giá thị trường và được phổ biến vào tháng 2 âm lịch mỗi năm, sau khi có quyết định chung của Ban Hiếu Sự.
2 – TIỀN HẢO TÂM – ỦNG HỘ
– Tùy tâm của bà con nội ngoại, dâu rể trong và ngoài nước, ngoài số tiền niên liễm, bà con có thể đóng thêm một số tiền khác vào các quỹ Phòng Anh Duệ. Số tiền này dù nhiều, dù ít đều phải ghi vào Sổ Vàng Gia Tộc.
– Các nhà hảo tâm, các cơ quan đoàn thể có cảm tình với Phòng Anh Duệ ở trong và ngoài nước, có thiện ý góp sức vào việc xây dựng và trùng tu… của Phòng Anh Duệ, có thể ủng hộ thêm vào quỹ của Phòng Anh Duệ. Số tiền ấy sẽ được ghi vào Sổ Vàng và được chi tiêu theo yêu cầu của người giúp.
3 – QUỸ
Tất cả các quỹ của Phòng Anh Duệ phải quy về một mối và thu chi theo nguyên tắc công khai (ngoại trừ tiền niên liễm bà con đóng tại Huế vào tháng 2 âm lịch, vì phần này đã có kế hoạch theo truyền thống).
VI . SINH HOẠT
1 – BAN HIẾU SỰ PHÒNG ANH DUỆ
– Mỗi năm họp hai lần vào đầu tháng 2 âm lịch và đầu tháng 8 âm lịch để bảo cáo về hoạt động của Phòng Anh Duệ và thảo luận các vấn đề cần thiết.
– Với vấn đề quan trọng, Trưởng Phòng sẽ tổ chức buổi họp đột xuất, sẽ triệu tập tùy tình hình toàn bộ hoặc từng phần của Ban Hiếu Sự trên tinh thần đồng thuận.
– Các quyết định trong buổi họp hoặc các công việc dù lớn hay nhỏ, sẽ được quyết định theo đa số, các thành viên ở xa có thể biểu quyết theo tin nhắn hoặc email …
2 – TỔ CHỨC HIẾU SỰ
Hàng năm Phòng Anh Duệ tổ chức các lễ:
1 . Lễ chạp: Toàn thể con cháu nội ngoại của Phòng Anh Duệ, đều tham gia đi chạp tại các lăng mộ của Phòng Anh Duệ, vào sáng ngày 5 tháng 2 âm lịch hằng năm.
2 . Lễ húy kỵ của Đức Anh Duệ Hoàng Thái Tử tại Phủ thờ vào chiều ngày 5 và sáng ngày 6 tháng 2 âm lịch (tại phương Nam đồng tổ chức Lễ này).
3 . Lễ húy kỵ của Đức Bà Hoàng Thái Tử Phi vào ngày 30 tháng 5 âm lịch.
4 . Lễ húy kỵ của Đức Ứng Hòa Công vào ngày 12 tháng 8 âm lịch cùng Lễ trao thưởng khuyến học (tại phương Nam đồng tổ chức Lễ này).
5 . Trong dịp Tết, Ban Nghi lễ tổ chức cúng hương hoa và quả phẩm 3 ngày.
6 . Duy tu sửa chữa nhỏ tại Phủ thờ hoặc lăng mộ.
4 – TRÙNG TU GIA PHẢ
Các thành viên Ban Hiếu Sự lập Ban Biên tập cùng các bà con hỗ trợ, nghiên cứu hoàn thiện gia phả Phòng Anh Duệ.
5 – TƯƠNG TẾ – KHUYẾN HỌC
– Liên lạc, thăm hỏi, hỗ trợ khi trong Phòng có bà con bịnh nặng, phúng điếu khi bà con nội ngoại trong Phòng có tang (thăm bịnh: 500.000 đồng, viếng tang: 1.000.000 đồng).
– Từ năm 2021, mỗi cháu nội của Phòng Anh Duệ kết hôn, sẽ được chúc mừng 500.000 đồng.
– Trao thưởng Khuyến học hằng năm vào tháng 8 âm lịch (Quỹ Khuyến Học có quy chế riêng).
6 – THỐNG NHẤT VIỆC ĐẶT TÊN CHO CON CHÁU
Nhằm tiến đến việc thống nhất cách đặt họ tên cho con cháu, từ nay khi các cặp vợ chồng trong Phòng Anh Duệ sinh con, nên lấy họ NGUYỄN PHÚC mà đặt tên cho con trai cũng như con gái. Ví dụ:
Thay vì đạt TÔN NỮ A B, thì đặt NGUYỄN PHÚC TÔN NỮ A B, hoặc NGUYỄN PHÚC A B.
Thay vì đặt PHÁT B, thì đặt NGUYỄN PHÚC PHÁT B – Thay vì đặt BỘI C, thì đặt NGUYỄN PHÚC BỘI C.
VII . SỬA ĐỔI QUY CHẾ & HIỆU LỰC
Trong quá trình thực hiện bản quy chế này, nếu thấy có điều gì cần sửa đổi bổ sung, các thành viên có quyền đề xuất. Việc sửa đổi Quy Chế do Ban Hiếu Sự Phòng Anh Duệ quyết định, các điều khoản chỉ được sửa đổi khi được 2/3 số thành viên Ban Hiếu Sự chấp nhận.
Quy Chế này đã được Ban Hiếu Sự Phòng Anh Duệ thảo luận, thông qua và có hiệu lực thi hành kể từ ngày 8 tháng 3 năm 2022 (nhằm ngày 6 tháng 2 năm Nhâm Dần).
Huế, ngày 8 tháng 3 năm 2022
Trưởng Phòng Anh Duệ
NGUYỄN PHÚC LIÊN KIỆN(Đã ký và đóng dấu)
